Docuvita

Leistungsfähige Dokumentenverwaltung für kleine und mittelständische Unternehmen.

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Docuvita

Mit docuvita haben wir ein Dokumentenmanagement-System entwickelt, das vor allem die Ansprüche kleiner und mittlerer Unternehmen erfüllt.

Maßgebend bei der Entwicklung der Lösung war zum einen die Anforderung, ein besonders flexibles und skalierbares System auf der Basis modernster Technologien (wie z.B. Microsoft .NET und SQL-Server) zu entwickeln. Andererseits sollte das Dokumentenmanagement-System möglichst einfach zu bedienen und zu administrieren sein. Beispielhaft seien hier die übersichtliche Benutzeroberfläche und die direkte Integration in Microsoft Office erwähnt. Bei all diesen Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt haben wir dem Kostenfaktor unser besonderes Augenmerk gewidmet. Unter anderem durch den konsequenten Einsatz von Open-Source-Technologien, z. B. bei der zu Grunde liegenden Datenbank, ergeben sich Kostenvorteile gegenüber konkurrierenden Produkten anderer Hersteller.

Flexibilität

Egal, ob Sie ein Dokumentenmanagement-System zur Verwaltung all Ihrer Unternehmens-Dokumente, als elektronische Kunden- oder Personalakte, zur Projektdokumentation oder zur Verwaltung von Kundenanfragen einsetzen möchten. Mit docuvita haben Sie ein hoch flexibles Werkzeug an der Hand, das durch seine freie Konfigurierbarkeit und offene Architektur keine Wünsche offen lässt.

Sollten Sie spezielle Anforderungen an Ihr DMS haben, die trotz der umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten komplexere Modifikationen der Software erfordern, oder Schnittstellen zu den Produkten anderer Hersteller benötigen, können wir Ihnen ebenfalls weiterhelfen.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement - Was ist das?

Um im härter werdenden Wettbewerb bestehen zu können, wird die effiziente Verwaltung von Informationen immer wichtiger. Ein Dokumentenmanagement-System kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.

Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 60% ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Verwaltung und Handhabung von Papierdokumenten verbringen.

Mit der elektronischen Akte können Sie diesem Umstand nun Abhilfe schaffen. Im Handumdrehen finden Sie Dokumente, weisen Aufgaben zu und richten Wiedervorlagen auf ganze Akten ein.

Die Vorteile im Überblick

  • Optimierung von Arbeitsabläufe
  • Verbesserung der Nachvollziehbarkeit
  • Beschleunigung bei der Dokumentsuche
  • Verhinderung von mehrfach-Bearbeitungen
  • Senkung der Verwaltungskosten
  • Reduktion von Papierarchiven
  • Zugriffsschutz und Sicherheit
  • Zentrale Datenhaltung

Das heißt für Sie

  • Akten, Karteikästen und Papierberge verschwinden
  • Mehr Transparenz in einzelnen Vorgängen und gesamten Geschäftsprozessen
  • Keine getrennte Verarbeitung von Papier- und digital vorhandenen Dokumenten
  • Daten befinden sich im Zugriff von “allen“ und nicht nur am Arbeitsplatz eines einzelnen Mitarbeiters
  • Wissen wird im Zusammenhang gespeichert und einer berechtigten Personengruppe zugänglich gemacht
  • Schlagworte und Suchkriterien schaffen bessere Möglichkeiten einmal archiviertes schnell und einfach wiederzufinden

 Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen deutlich weniger Zeit zum Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen der Dokumente. Als Folge können Sie sich mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und nebenbei noch einen verbesserten Kundenservice bieten.

Rechtliche Aspekte

Neben den oben genannten Vorteilen einer Dokumentenmanagement-Lösung und den verbesserten Arbeitsabläufen kann Ihnen unser System auch eine Hilfe sein, um rechtliche Anforderungen für den kaufmännischen Geschäftsbetrieb (z.B. im Hinblick auf Abgabenordnung, GoBS und GDPdU) abzudecken.

Interessiert?

Wenn Sie Interesse an unserem Angebot haben oder andere Fragen die Sie uns stellen möchten, scheuen Sie sich nicht Kontakt mit uns aufzunehmen:

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